Eine Abmahnung ist die Gelbe Karte im Job.

Niemand  wird gern für ein Fehlverhalten gerügt. In der Arbeitswelt erfüllt eine Abmahnung diesen Zweck. Arbeitnehmer sollten diese Vorstufe zu einer Kündigung ernst nehmen – aber nicht zu übereilten Gegenmaßnahmen greifen.

Ständig zu spät gekommen oder das Rauchverbot am Arbeitsplatz missachtet – für solches Fehlverhalten kann es eine Abmahnung geben. Schlimmstenfalls bereitet sie den Weg für eine Kündigung, bestenfalls ist sie dem Mitarbeiter Anlass, etwas zu ändern. Die wichtigsten Fragen und Antworten:

Wofür kann abgemahnt werden?

Eine Abmahnung ist die Vorbereitung für eine mögliche verhaltensbedingte Kündigung. Das heißt, es kann nur um ein Verhalten gehen, das änderbar ist. Betroffen sind der Leistungs- und Verhaltensbereich, außerdem Vertrauensverstöße. Werden Arbeitsanweisungen nicht befolgt, kann das genauso abgemahnt werden wie ständiges Zuspätkommen oder verspätete Krankmeldungen.

Anders sieht das zum Beispiel bei häufiger Krankheit aus, also bei Dingen, die nicht steuerbar sind. Der Arbeitgeber kann kein Verhalten abmahnen, das ihn nichts angeht. Es ist aber nicht ganz einfach zu beantworten, wann das der Fall ist. Es gibt etwa Arbeitsverhältnisse, in denen die Beschäftigten hinsichtlich ihrer Kleidung einen größeren Spielraum haben als in anderen.

Welche Kriterien muss eine Abmahnung formal erfüllen?

Im Arbeitsrecht ist die Hinweis-, Rüge- und Warnfunktion einer Abmahnung festgeschrieben. Sie muss auf einen konkreten arbeitsvertraglichen Verstoß hinweisen, diesen Verstoß rügen und Konsequenzen für den Fall androhen, dass ein bestimmtes Verhalten nicht unterbleibt oder wiederholt wird, erläutert Menssen. Dabei kommt es auf den Inhalt an, eine bestimmte Form ist nicht notwendig. Die Abmahnung muss nicht einmal ausdrücklich als solche bezeichnet werden. Wirksam ist sie außerdem nur, wenn sie jemand erteilt, der dazu berechtigt ist. Wer gegenüber dem Beschäftigten das Direktions- und Weisungsrecht hat, kann ihn auch abmahnen.

Kann auch mündlich abgemahnt werden?

Im Grunde ja. Ein Problem ist allerdings die Beweisbarkeit, wenn es darauf ankommt. Im Zweifel muss der Arbeitgeber nicht nur die Rüge an sich beweisen, sondern auch, dass sie inhaltlich konkret genug war. In der Praxis spielen mündliche Abmahnungen daher keine große Rolle. Ich empfehle Arbeitgebern auch immer wieder, dass man zusätzlich zu einem Vermerk in die Personalakte zunächst über die Situation spricht und nicht wortlos einen langen Zettel übergibt, auf dem viele Vorwürfe stehen.

Was hat eine Abmahnung für Konsequenzen?

Eine Abmahnung ist keine Sanktion für ein Fehlverhalten, sondern sie soll zukünftiges Fehlverhalten verhindern. Das heißt, letztlich soll der Arbeitnehmer als Konsequenz daraus sein Verhalten ändern. Für den Fall, dass das nicht geschieht, wird die Kündigung angedroht. Ein Mythos ist die Annahme, dass drei Abmahnungen automatisch eine Kündigung bedeuten. Gleichzeitig sind aber auch nicht mehrere Abmahnungen für eine Kündigung notwendig.

Eine Kündigung wegen eines Fehlverhaltens oder wegen schlechter Leistung setzt in der Regel zumindest eine Abmahnung voraus. Wie häufig vor einer Kündigung abgemahnt werden muss, komme aber unter anderem auf die Schwere des Verstoßes an, wegen dem gekündigt werden soll. Sehr häufig reicht aber bereits eine Abmahnung aus. In Fällen wie zum Beispiel Diebstahl ist auch gar keine Abmahnung für eine Kündigung erforderlich.

Verliert eine Abmahnung irgendwann ihre Wirkung?

Es gibt keine bestimmte Frist, nach deren Ablauf eine Abmahnung ihre Wirksamkeit verliert. Die Zwei-Jahres-Frist, von der oft die Rede ist, gibt es so nicht. Wenn es zu einem gerichtlichen Verfahren kommen würde, wäre die Frage: Wie lange wurde ein gerügtes Verhalten nicht erneut beanstandet? Je geringer der Pflichtverstoß war, desto eher verliert die Abmahnung an Bedeutung.

Wie sollte ein Arbeitnehmer auf eine Abmahnung reagieren?

Rügt der Arbeitgeber ein Verhalten, das nach Ansicht des Mitarbeiters nicht zutrifft, ist eine Gegendarstellung das richtige Mittel. Der Arbeitnehmer schildert den Sachverhalt aus seiner Sicht und fordert den Arbeitgeber auf, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen oder die Gegendarstellung der Abmahnung beizufügen. Ansonsten empfiehlt es sich meist, nichts zu unternehmen. Die Zeit arbeitet für den Arbeitnehmer. Relevant wird die Abmahnung erst, wenn die Kündigung ausgesprochen wird, denn dann ist der Arbeitgeber voll beweisbelastet.

Eine Klage auf die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte macht in der Regel wenig Sinn, weil sie dann die Sache zu einem Zeitpunkt juristisch aufladen, an dem eine Kündigung noch gar nicht spruchreif ist. Haben die Vorwürfe Hand und Fuß, sollten Arbeitnehmer sie beherzigen. Man sollte damit nicht zu leichtfertig umgehen, sondern eine Abmahnung durchaus ernst nehmen.